Čas je eden najpomembnejših človekovih virov. Nanj ne moremo vplivati, lahko pa si ga organiziramo tako, da postanemo bolj efektivni. Podjetje Špica je zato za vas pripravilo vodič po evidenci delovnega časa, s pomočjo katerega bo vaše življenje postalo veliko bolj organizirano, delo pa produktivnejše. Glede na to, da je čas relativen, je lahko za nekoga največji sovražnik, za tistega, ki ga pravilno izkoristi pa odličen zaveznik. Evidenca delovnega časa bo poskrbela, da bo čas delal za vas oziroma v skladu z vašimi zastavljenimi nalogami. Z ustreznim angažiranjem boste namreč lahko dosegli več v krajšem času in dobili ključno prednost pred konkurenco. Na kakšen način torej deluje evidenca delovnega časa?
Uspešno vzpostavljena evidenca delovnega časa
Vsako evidenco delovnega časa je potrebno kreirati v skladu s posameznikom ali podjetjem. Sama uvedba evidence v splošnem poveča učinkovitost organizacije, izboljša transparentnost komunikacije in vpliva na organiziranost samega dela. Na ta način se vidno izboljša tudi delovna klima znotraj podjetja.
Sistem uvedene evidence dela mora biti uporabniku prijazen, enostaven za uporabo ter kar se da prilagodljiv za najrazličnejše poslovne modele. Prav tako pa mora podpirati tudi vse sodobne oblike dela. Tako vzpostavljen sistem vam nato omogoča, da kar najbolje izkoristite čas, ki vam je na voljo. S kakovostno evidenco delovnega časa pa boste kaj kmalu posegli po veliko boljših rezultatih.
Vpliv moderne tehnologije
Zahvaljujoč tehnološkemu napredku je podjetjem danes omogočeno veliko lažje poslovanje in funkcionalnost samega dela. Če smo se še včasih ob prihodu na delovno mesto ‘pofočkali’ ročno s svinčnikom ali s pomočjo mehanske ure na žigosne kartice, to danes poteka elektronsko s karticami. V zadnjem času pa njihovo vlogo prevzemajo telefoni ali druge pametne naprave.
Prav tako pa se je že izkazalo, da je eden bolj perspektivnih načinov, s katerim dosegamo zavidljiv napredek na področju učinkovitosti, prav digitalna transformacija. Tako smo začeli administrativna dela prenašati v digitalno obliko, s tem pa tudi prestrukturirali poslovni model. Številni stroški so se tako zmanjšali, prav tako pa smo prihranili veliko dragocenega časa.
Mobilni telefon omogoča hitro in učinkovito registracijo v oblaku, zaradi česar je prišlo tudi do odlične standardizacije fleksibilnih načinov dela – delo od doma, skrajšan delovni čas, delo na terenu ali delo po pogodbi. Registracija delovnega časa je v zadnjih letih tako doživela korenite spremembe na bolje – večjo transparentnost, natančnost in točnost. Sama digitalizacija pa je vplivala predvsem na produktivnost in učinkovitost samega sistema registracije in evidentiranja delovnega časa.
Kaj vse omogoča evidenca delovnega časa
Če bi evidenca delovnega časa omogočala zgolj golo beleženje prihodov in odhodov v službo, potem ne bi dosegla svojega prvotnega namena čim bolj izpopolniti celoten delovni proces. Registracija delovnega časa le zajema časovne dogodke, ki so vezani na delo. Medtem ko evidenca delovnega časa upravlja vse te registrirane dogodke.
Glavne naloge registracije delovnega časa so:
- zajem dogodkov prijave in odjave z dela,
- najava in potrjevanje odsotnosti,
- pregled nad prisotnostjo in odsotnostjo,
- samokorekcija in opozarjanje na pozabljene registracije,
- zbiranje podatkov v načinu brez povezave, če pride do izpada interneta ali sistema,
- omejevanje registracij na določeno geografsko območje in IP naslov.
Ključne naloge evidence delovnega časa pa so veliko bolj poglobljene in namenjene čim večji optimizaciji delovnega procesa. V to kategorijo sodijo:
- planiranje urnikov, izmen in delovnih shem,
- prerazporeditev in razvrščanje,
- pregled in urejanje vseh registracij,
- računanje salda ur, dodatkov, nadur in števcev odsotnosti,
- pregled in urejanje osebnih in timskih časovnic,
- povezava z drugimi sistemi, kot so npr. kadrovska evidenca in obračun plač,
- delo z evidencami, ki je pomembno zaradi obračunov plač in drugih potreb.
Če dobro pomislimo, lahko hitro pridemo do končnega sklepa, da brez ustreznega evidentiranja delovnega časa ne moremo pričakovati uspeha v podjetju in dobrih končnih rezultatov. Ne glede na to, s čim se ukvarjajo v vašem podjetju, mimo dobre organizacije žal ne bo šlo. Večina uspešnih podjetij pa se za nasvete o evidenci delovnega časa najraje obrne na strokovno in z ustreznim znanjem podkovanega izvajalca. Eden takih je tudi Špica, ki svojim varovancem ponuja pametne in nadvse priročne rešitve.
Ključ do uspeha: sprejemanje novosti
Globoko zakoreninjene obstoječe sisteme je večinoma težko zamenjati, saj so ljudje na njih navajeni in se jim pogosto zelo neradi odrečejo. Sodobna evidenca delovnega časa pa je bila med zaposlenimi zelo dobro sprejeta. Sodobne izvedbe namreč težijo k čim bolj enostavni uporabi, cenovni ugodnosti in neverjetni prilagodljivosti najrazličnejšim poslovnim zahtevam. Različna delovna okolja in že obstoječi načini dela imajo namreč popolnoma svoje zahteve in potrebe, ki se jim mora sistem evidence delovnega čas biti sposoben v celoti prilagoditi.
Enostavna uporaba, fleksibilnost, možnost spremljanja napredka in analitičnost pa so značilnosti, ki jih zaposleni cenijo in zato tudi zelo radi sprejmejo. Tako jim uporaba novodobnih rešitev hitro preide v navado. Na drugi strani pa se nad sodobno evidenco delovnega časa navdušuje tudi vodstvo in kadrovske službe. Eden izmed bolj vidnih pozitivnih prednosti je namreč popolna avtomatizacija delovnega časa in obračuna plač.
Ob pomoči evidence delovnega časa boste lahko veliko več svoje energije usmerili v samo delo. Kar pa je tudi glavni cilj tega odličnega sistema. Tako bo čas postal vaš največji zaveznik na poti do doseganja vrhunskih rezultatov.